En yaygın fotokopi kağıdı boyutları A4 ve A3boyutlarıdır. Ancak  kullanım alanlarına göre farklı boyutlarda kağıtlar da kullanılabilir.

Fotokopi makineleri genellikle düz metin belgelerinden renkli fotoğraflara kadar çeşitli belgeleri kopyalayabilir. Ancak bazı makineler sadece siyah-beyaz kopyalama yapabilir.

Fotokopi makinelerinin hızı, modeline ve özelliklerine bağlı olarak değişir. Genellikle dakikada belirli bir sayıda kopya yapma kapasitesi ile ölçülür.

Fotokopi makinelerinin düzenli temizliği ve bakımı, uzun ömürlü ve kaliteli performans sağlamak için önemlidir. Temizlik için cihazın kullanım kılavuzuna başvurulabilir veya teknik destek alınabilir.

Enerji tasarruflu modları etkinleştirerek, kullanılmadığı zamanlarda cihazı kapatmak veya uyku moduna almak, fotokopi makinelerinin enerji tüketimini azaltmanın yaygın yöntemleridir.

Enerji tasarruflu modları etkinleştirerek, kullanılmadığı zamanlarda cihazı kapatmak veya uyku moduna almak, fotokopi makinelerinin enerji tüketimini azaltmanın yaygın yöntemleridir.

Fotokopi makineleri genellikle lazer ve mürekkep püskürtmeli teknolojileri kullanır.

Otomatik belge besleyici (ADF), çift taraflı baskı ve tarama, hızlı ısınma süreleri, yüksek çözünürlüklü tarama gibi özellikler, fotokopi makinelerinin verimliliğini artırabilir.

Toner veya mürekkep kartuşlarını değiştirmek için genellikle cihazın kullanım kılavuzuna başvurulur. Bu işlem genellikle kolaydır ve adım adım talimatlarla yapılır.

Fotokopi makineleri genellikle Ethernet veya Wi-Fi üzerinden ağa bağlanabilir. Ağ bağlantısı kurmak için genellikle cihazın kontrol panelindeki menüler veya cihazın web tabanlı yönetim arayüzü kullanılır.

Fotokopi makineleri, veri güvenliği için çeşitli özelliklere sahip olabilir. Bu özellikler arasında kullanıcı kimlik doğrulama, belge şifreleme, veri silme ve ağ güvenliği önlemleri yer alabilir.

Fotokopi makinelerinin kullanım ömrü, marka, model ve kullanım koşullarına bağlı olarak değişir. Düzenli bakım, temizlik ve doğru kullanım, makinelerin ömrünü uzatabilir.

Çift taraflı baskı ve tarama, boş sayfa algılama özelliği, önizleme fonksiyonu gibi özellikler kağıt tüketimini azaltabilir. Ayrıca, kağıt tasarrufu sağlayan yazılım çözümleri de kullanılabilir.